Management Tools | ไอเซนฮาวร์ แมทริกซ์

ดไวท์ ดี ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) นายพลห้าดาวผู้นำทัพสัมพันธมิตรจนชนะการรบในสงครามโลกครั้งที่สอง และกลายเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา จากพรรครีพับลิกันและชนะเลือกตั้งถึง 2 สมัย (1953-1961) นอกจากโลกจะรับรู้ถึงความเป็นผู้นำทางการทหารที่เฉียบขาดในการรบและผู้นำประเทศที่ประชาชนสหรัฐอเมริกายกย่องแล้ว ในด้านมุมมองการให้แง่คิดทางการบริหารยังเป็นที่ยอมรับในแวดวงการจัดการอีกด้วย

 

[caption id="attachment_294310" align="aligncenter" width="220"] ดไวท์ ดี ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower)[/caption]

วาทะไอเซนฮาวร์ (Eisenhower’s Quotes) หลายชิ้นมักจะถูกหยิบยกมาเป็นแง่คิดในการบริหาร อาทิ "การจูงใจคือศิลปะในการให้ผู้คนกระทำในสิ่งที่เราต้องการด้วยเหตุว่าเขาต้องการกระทำสิ่งนั้นเอง" (Motivation is the art of getting people to do what you want them to do because they want to do it.) "ในการเตรียมการรบ ข้าพเจ้าพบเสมอว่าแผนการต่าง ๆ ที่เตรียมไว้ล่วงหน้ามักไม่เกิดประโยชน์ แต่การวางแผนก็ใช่เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้" (In preparing for battle I have always found that plan are useless, but planning is indispensable) ด้วยเหตุนี้ ตัวอย่างที่เป็นแบบอย่างการบริหารหรือพัฒนาเป็นโมเดลการบริหารที่น่าสนใจจากรัฐบุรุษผู้นี้จึงถูกยกมากล่าวเนือง ๆ

ไอเซนฮาวร์ แมทริกซ์ (Eisenhower’s Matrix) หรือตารางการจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือบางคนเรียกเป็นตารางการจัดการเวลา (Time Management Matrix) ประกอบด้วยตารางขนาด 2x2 โดยเอาคีย์เวิร์ด 2 คำ คือ สำคัญ (Important) และเร่งด่วน (Urgent) มาเป็นเกณฑ์ในการแบ่งประเภทของงานว่าควรทำสิ่งใดก่อนสิ่งใดหลัง เป็นเรื่องง่ายแต่กลับน่าสนใจยิ่งและสามารถนำไปประยุกต์กับชีวิตคนชีวิตงานไม่ว่าจะเป็นงานเอกชนหรือภาครัฐได้อย่างลงตัว




ตารางแบ่งออกเป็นสี่ช่อง ช่องแรก คือ งานสำคัญ/เร่งด่วน (Important & urgent) ช่องที่สอง คือ งานสำคัญแต่ไม่เร่ง (Important, but not urgent) ช่องที่สาม คือ ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Urgent, but not important) และช่องสุดท้ายช่องที่สี่  ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not important, not urgent)

การรบชนะในศึกสงครามก็ดี การประกอบธุรกิจให้เหนือคู่แข่งก็ดี หรือการใช้ชีวิตให้ประสบความสำเร็จก็ดี ต้องรู้จักลำดับก่อนหลังในการทำงาน หากเรื่องใดที่แยกแยะแล้วว่าเป็นทั้งงานสำคัญและเร่งด่วน สิ่งนั้นควรอยู่ในลำดับแรกของการทำงาน นั่นคือ Do it now! ในขณะที่เรามักจะสับสนกับงานประเภทที่สองและสาม ระหว่างสำคัญแต่ไม่เร่ง  กับเร่งแต่ไม่สำคัญ ว่าควรทำอะไรก่อนหลัง ซึ่งคนส่วนใหญ่มักจะหลงไปทำงานเร่งที่ไม่สำคัญและละเลยที่จะทำงานสำคัญแต่ไม่เร่ง ในกรณีนี้ ไอเซนฮาวร์บอกว่า  ต้อง สองก่อนสาม โดยงานสำคัญแต่ไม่เร่งควรต้องถูกจัดใส่ในกำหนดการ (Decide to Schedule) เริ่มลงมือทำ เพราะจะเป็นรากฐานสำคัญของการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ในขณะที่ งานเร่งแต่ไม่สำคัญ ควรมอบหมาย (Delegate) ให้แก่ผู้อื่นไปทำแทนได้ ส่วนงานประเภทที่สี่ คือ ไม่สำคัญและไม่เร่ง ทิ้งมันได้ก็รู้จักทิ้งมันซะ (Delete) อย่าให้รกในตารางการทำงานเลย


 

[caption id="attachment_294311" align="aligncenter" width="503"] ©rawpixel.com[/caption]

นักบริหารที่เอาแต่ประชุมตั้งแต่เช้าถึงเย็น จนบอกว่าไม่มีทำงาน อาจต้องไตร่ตรองใหม่ว่าเป็นการประชุมที่สำคัญหรือไม่ หรือสามารถมอบหมาย หรือ delegate ให้ผู้อื่นไปประชุมแทนจะได้มีเวลาไปคิดในเรื่องกลยุทธ์มากขึ้น หรือหากงานเปิดป้ายเปิดประชุม อ่านคำกล่าวเปิดงานที่ร่างโดยลูกน้องเป็นกิจวัตรเป็นงานประเภทไม่สำคัญไม่เร่งด่วน จะ delete ออกไปบ้างก็คงไม่เสียหายอะไร  ท่านจะได้มีเวลาในการสร้างสรรค์องค์การหรือตัดสินใจในเรื่องที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การมากขึ้นโดยการไปคิดไปทำสิ่งที่เป็นรากฐานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดระบบบริหารงานที่เป็นธรรมาภิบาล จัดระบบการจูงใจให้พนักงานทุ่มเทอุทิศให้กับองค์การ และหากท่านทำงานประเภทนี้ได้มากขึ้น งานประเภทที่หนึ่งที่สำคัญเร่งด่วนเป็นไฟจี้ก้นตลอดเวลาจะลดน้อยถอยลงเองในอนาคต

หลักการบริหารเวลาแบบง่ายนี้ ดูเหมือนจะเป็นหนึ่งในเจ็ดข้อของอุปนิสัยแห่งความสำเร็จ (7 Habits) ที่ Stephen Covey เขียนไว้ ซึ่งนักบริหารหลายคนอ่านแล้วนำไปปฏิบัติตามอย่างได้ผล  กล่าวกันว่า Warren Buffett นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและหนึ่งในบุคคลที่ร่ำรวยที่สุดในโลก ก็ใช้วิธีการทำงานโดยให้ความสำคัญแก่งานที่เป็นอันดับต้นของรายการที่ต้องทำ (begin with the task at the top of the list) และทำอะไรแล้วค่อยขีดฆ่ารายการที่ทำเสร็จออกไปและเริ่มงานลำดับถัดไปในรายการ

 

[caption id="attachment_294312" align="aligncenter" width="503"] ©Pixabay[/caption]

ลองสำรวจตนเองสิครับเป็นอย่างนี้หรือไม่ เรื่องไม่เป็นเรื่องกลับทำได้ทำดี เรื่องที่สำคัญจำเป็นต้องทำกลับปล่อยค้างไม่ทำเสียทีหรือไม่ จัดรายการเสียใหม่ตั้งแต่วันนี้ นี่คือ Important & Urgent ครับ
……………….
คอลัมน์ : Management Tools โดย สมชัย ศรีสุทธิยากร อดีตกรรมการองค์กรอิสระ ผู้มีภูมิหลังเป็นนักวิชาการด้านการจัดการ

หนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ ปีที่ 38 ฉบับที่ 3,379 วันที่ 1-4 ก.ค. 2561 หน้า 6

ข่าวที่เกี่ยวข้อง :
● Talent Capital Management
● KGI เตรียมรุกธุรกิจ “Wealth Management”