8 คำถาม ที่"ผู้นำ"ควรใช้ในการประชุมกับ"ลูกน้อง"แบบตัวต่อตัว

ผู้นำ จะประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกน้องอย่างไรให้มีประสิทธิภาพและลดช่องว่างในการสื่อสาร แนะนำให้ทดลองใช้เวลาประมาณ 15-25 นาทีต่อสัปดาห์ กับคำถามต่อไปนี้ดู โดยค่อยๆ ทะยอยถามทีละข้อสองข้อ อย่าถามรวดเดียวหมดทั้ง 8 คำถาม

ภาวะผู้นำกับการสื่อสาร ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้นำละเลยไม่ได้ นายอภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา ผู้ก่อตั้ง และกรรมการบริหาร สลิงชอท กรุ๊ป ให้คำแนะนำว่า ประสิทธิภาพในการสื่อสารเพื่อลดช่องว่างระหว่างผู้นำ ผู้บริหารหรือหัวหน้างาน 8 คำถามหลักๆ ง่ายๆ ที่ผู้นำควรใช้ แต่ไม่ใช่ใช้ทีเดียวหมดนะ ควรทะยอยถามทีละข้อสองข้อ เหมือนการชวนคุยถามสารทุกข์สุกดิบกับเพื่อนร่วมงาน แสดงให้เห็นถึงความใส่ใจกับการดำรงชีวิตของลูกน้อง 

8 คำถามประกอบด้วย

1. สบายดีไหม (How are you ?) - สอบถามสารทุกข์สุกดิบด้วย ไม่ใช่คุยแต่เรื่องงานอย่างเดียว ลองถามคำถามเปิดเช่น "เป็นอย่างไรบ้าง" หรือ "มีอะไรที่ต้องการให้ช่วยไหม" จะช่วยสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกันและส่งเสริมให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

2.มีข่าวดีอะไรไหม (Biggest Win) - การพูดถึงเรื่องราวเชิงบวกและข่าวดี จะช่วยให้มีกำลังใจในการทำงานแม้จะเป็นเรื่องเล็กๆ ก็ตาม เช่น เมื่อวานได้กินอาหารที่อร่อยถูกใจ อาทิตย์ก่อนเพิ่งถูกหวยเลขท้าย 2 ตัว เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นข่าวเล็กข่าวใหญ่ ก็ควรแสดงความยินดี

3. เครียดเรื่องอะไรไหม (Biggest Frustration) - ถามเรื่องดีๆ ไปแล้ว ลองถามเรื่องที่กวนใจเป็นปัญหา เป็นอุปสรรคดูบ้าง ถามด้วยน้ำเสียงที่แสดงถึงความห่วงใยแต่ไม่ละลาบละล้วง หากเป็นปัญหาที่พอช่วยได้ ก็เสนอความช่วยเหลือไป ถ้าช่วยไม่ได้ อย่างน้อยก็รับฟังและแสดงความเห็นอกเห็นใจ

4.ช่วงนี้กำลังสนใจเรื่องอะไร (Top Areas of Focus) - คำถามนี้จะช่วยให้รู้ว่าลูกน้องกำลังใช้เวลาสติสมาธิและปัญญาไปกับเรื่องใด จงทำความเข้าใจด้วยว่าทำไมเขา/เธอจึงสนใจเรื่องนั้น และเรื่องที่กำลังสนใจนั้นคืบหน้าไปอย่างไรบ้าง 

5. ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเป็นอย่างไร (Relationships) - บ่อยครั้งที่การทำงานกับคนหมู่มากเป็นเรื่องยากสำหรับบางคน หัวหน้าสามารถช่วยเชื่อมโยงให้พนักงานมีความสัมพันธ์ระหว่างกันได้ดีขึ้น นอกจากจะช่วยเพิ่มความสุขและประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังได้ใจลูกน้องอีกด้วย

6. วางแผนชีวิตการทำงานของตนเองไว้ยังไง (Career Focus) - การเติบโตก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เป็นความปรารถนาของพนักงานเกือบทุกคน เพียงแต่มีลูกน้องน้อยคนมากที่กล้ามาชวนหัวหน้าคุยเรื่องนี้ ส่วนใหญ่ก็เก็บความคิดความฝันไว้กับตนเองหรือเล่าให้เพื่อนสนิทฟังเท่านั้น หากหัวหน้าเริ่มต้นชักชวนให้มีการพูดคุย จะทำให้รู้ว่าลูกน้องต้องการอะไร จะได้หาทางจูงใจให้ตรงกับความต้องการของเขา

7. มีคอร์สเรียนหรืองานสัมนาอะไรที่สนใจบ้างไหม (Training or Education in Mind) - ในโลกยุคใหม่ โอกาสในการเข้าถึงความรู้มีมาก การพูดคุยเรื่องนี้ระหว่างพูดคุยกันจะช่วยเน้นย้ำให้พนักงานไม่ลืมว่าตัวเขาเองต้องพัฒนาและเติบโตด้วย

8.มีข้อแนะนำหรือคำติชมอะไรไหม (Feedback) - การขอ Feedback จากลูกน้องเป็นระยะๆ เป็นสิ่งที่หัวหน้าควรทำ เพราะนอกจากจะได้ข้อมูลเพื่อการพัฒนาปรับปรุงตนเองแล้ว ยังทำให้ลูกน้องรู้สึกชื่นชมและศรัทธาในความเป็นคนเปิดกว้างของหัวหน้าด้วย

การหาเวลาพูดคุยกับลูกน้องเป็นระยะๆ เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญของหัวหน้า คำว่า “ไม่มีเวลา” เป็นข้ออ้างที่ฟังไม่ขึ้น เมื่อนัดหมายกันได้แล้ว ก็ค่อยๆ ทะยอยถามคำถามเหล่านี้ดู เชื่อผมว่าความสัมพันธ์และผลงานของทีมจะดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด