ปลดล็อกองค์กรไทย บริหารทรัพยากรบุคคลสู่ Digital HR

นายจิรพล ตังทัตสวัสดิ์ หุ้นส่วนสายงานที่ปรึกษา บริษัท PwC ประเทศไทย กล่าวว่า องค์กรไทยต้องเร่งเปลี่ยนงานบริหารทรัพยากรบุคคลสู่ดิจิทัล (Digital HR Transformation) ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงาน ครอบคลุมวงจรชีวิตของพนักงานตั้งแต่การสรรหา จัดรับ ประเมินผลงาน ไปจนถึงเกษียณอายุ 

บริษัทในประเทศไทยส่วนใหญ่มีการติดตั้งระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือที่เรียกว่า Human Resource Information System แล้ว แต่ยังไม่ครอบคลุมทุกฟังก์ชัน หรือครบวงจรชีวิตของพนักงาน โดยส่วนหนึ่งใช้แค่เก็บข้อมูลพนักงานและคำนวณการจ่ายเงินเดือนเท่านั้น ในส่วนของพนักงานก็ยังคงไม่ได้รับการฝึกอบรม หรืออัพสกิลอย่างเพียงพอสำหรับการทำงานในรูปแบบใหม่

Digital HR มีส่วนสำคัญในการช่วยให้องค์กรมีกระบวนการบริหารพนักงานที่ดี มีความโปร่งใส เพราะมีข้อมูลสนับสนุนที่ชัดเจนเพื่อช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร รวมถึงยังส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานด้วย ในขณะที่พนักงานเอง ก็ได้รับประโยชน์จากความสามารถในการเข้าถึงบริการด้านเอชอาร์ได้ด้วยตนเอง (Employee Self-Service) ในรูปแบบเรียลไทม์ 

 

ล่าสุด PwC ได้จัดทำรายงานผลสำรวจ “Digital HR Transformation Survey 2022: Southeast Asia” โดยวิเคราะห์มุมมองเชิงลึกของผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ จำนวน 67 คนจาก 5 ประเทศ ประกอบด้วย อินโดนีเซีย มาเลเซีย สิงคโปร์ เวียดนาม และไทย พบว่า แม้ 79% ของผู้บริหารจะเห็นการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลขององค์กรที่เร่งตัวขึ้นในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 แต่มีเพียง 25% เท่านั้น ที่มีการกำหนดแนวทางการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลของฝ่ายงานเอชอาร์ที่ชัดเจนและครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร

อุปสรรคสำคัญในการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลขององค์กร

นายจิรพล กล่าวว่า 3 ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้องค์กรเปลี่ยนสู่ดิจิทัลได้สำเร็จ จะต้องประกอบไปด้วย บุคลากร กระบวนงาน และเทคโนโลยี ซึ่งการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลส่วนใหญ่ ผู้บริหารยังมักให้น้ำหนักกับเทคโนโลยี และกระบวนงานมากเป็นพิเศษ ทำให้บุคลากรกลายเป็นองค์ประกอบที่มักถูกหลงลืม หรือถูกลดความสำคัญ

 

มีผู้บริหารหลายรายที่คาดหวังว่า หากลงทุนด้านเทคโนโลยีไปแล้ว จะสามารถเปลี่ยนองค์กรสู่ดิจิทัลได้โดยปริยาย แต่ลืมองค์ประกอบสำคัญมากอีกด้านหนึ่งไป นั่นก็คือ พนักงาน ซึ่งจะต้องมีความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลขององค์กรด้วย เพื่อให้สามารถประเมินช่องว่างทักษะด้านดิจิทัล แล้ววางแผนพัฒนาความสามารถของตนเองเพื่อปิดช่องว่างนั้น ๆ นอกจากนี้ ยังคงมีหลายธุรกิจที่ไม่ได้เพิ่มหัวข้อด้านดิจิทัลเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร โดยมีกำลังพลอยู่มากที่ยังมีความกังวลในการใช้เทคโนโลยี

 

สอดคล้องกับรายงานผลสำรวจของ PwC ที่ระบุว่า 37% ของผู้บริหารฝ่ายเอชอาร์มองว่า การขาดทักษะด้านดิจิทัล (Digital skills) และความกลัวว่าจะไม่ได้รับทักษะเหล่านี้ ถือเป็นหนึ่งในอุปสรรคสำคัญของการเปลี่ยนสู่ดิจิทัล ขณะที่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรมากกว่าครึ่ง (57%) คาดหวังให้ฝ่ายเอชอาร์ต้องเป็นฝ่ายงานหลักที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการเพิ่มพูนทักษะด้านดิจิทัลให้แก่พนักงาน
 
เอชอาร์จะมีบทบาทที่สำคัญในการปิดช่องว่างทางดิจิทัลของพนักงาน โดยควรทำแผนประเมินผลการปฏิบัติงาน และออกแบบการฝึกอบรมให้เหมาะสมกับช่องว่างของทักษะและกรอบเวลา รวมถึงต้องปรับการทำงานสู่การเป็น change agent โดยเน้นการสื่อสารถึงเป้าหมายของโครงการ รวมทั้งจัดกิจกรรมส่งเสริมการพัฒนาทักษะ และ recognise ความสำเร็จของพนักงานในการร่วมเปลี่ยนแปลงองค์กรด้วย ซึ่งทั้งหมด จะช่วยปลูกฝังวัฒนธรรมดิจิทัลให้เกิดขึ้นภายในองค์กร

 

ความคาดหวังที่มีต่อเอชอาร์

นาย จิรพล กล่าวว่า ปัจจุบันผู้บริหารระดับสูง และเจ้าของกิจการต่างคาดหวังให้ฝ่ายงานเอชอาร์ต้องปฏิบัติงานเสมือนเป็น หุ้นส่วนเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic partner) ในการนำพาธุรกิจไปสู่เป้าหมายทั้งในระดับองค์กร และระดับฝ่ายงาน 
ดังนั้น ความสามารถในการรายงานข้อมูลเชิงลึกของพนักงาน (HR insight) รวมถึงการส่งเสริมพนักงานให้มีความสามารถที่เหมาะสมกับงานที่ได้รับมอบหมาย และการจัดสรรกำลังพล (Workforce planning) จะเป็นงานที่ท้าทายหน่วยงานเอชอาร์เป็นอย่างมาก 

ในระยะต่อไป หากเอชอาร์ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายของการเป็น strategic partner ได้ก็อาจทำให้การขับเคลื่อนองค์กรสู่ดิจิทัลนั้นล่าช้า ส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นขององค์กร และอาจทำให้ขีดความสามารถในการแข่งขันของบริษัทลดลงเมื่อเทียบกับคู่แข่งในที่สุด

รายงานผลสำรวจของ PwC ฉบับนี้ ยังระบุว่า 96% ผู้บริหารฝ่ายเอชอาร์ในภูมิภาคต่างเห็นด้วยว่า บทบาทหน้าที่ของตนจะเปลี่ยนไปจากการเป็นผู้ให้บริการ สู่การเป็นผู้ออกแบบประสบการณ์ที่ดีให้แก่พนักงาน ผู้กระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และผู้พัฒนากลุ่มพนักงานที่มีความสามารถสูงมากขึ้น 

สำหรับคำแนะนำสำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนงานเอชอาร์สู่ดิจิทัล นาย จิรพล กล่าวว่า ประกอบด้วย 3 ขั้นตอนที่สำคัญ ดังต่อไปนี้ 

 

• วางแผนด้านกำลังพล ด้วยการประเมินขีดความสามารถของฝ่ายงานเอชอาร์ว่าอยู่ในระดับใด รวมถึงมีความเข้าใจถึงกระบวนงาน และเป้าหมายของหน่วยงานธุรกิจมากหรือน้อยแค่ไหน หลังจากนั้น จึงวางแผนการยกระดับทักษะและลงทุนด้านเทคโนโลยี โดยมองหาระบบงานที่จะสนันสนุนการทำงานของเอชอาร์ ไม่จำกัดเฉพาะระบบ HRIS แต่ครอบคลุมงานด้านอื่น ๆ เช่น ความร่วมมือระหว่างแผนก (Collaboration) การทำงานในรูปแบบดิจิทัล (Digital workplace) และแพลตฟอร์มการเรียนรู้ (Learning platform)
• ออกแบบประสบการณ์ของพนักงาน ด้วยการผสมผสานการใช้เทคโนโลยี กระบวนงาน และตัวพนักงานอย่างเหมาะสม รวมไปถึงการสร้างปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานในกลุ่มงานธุรกิจ โดยเน้นการสื่อสารที่ชัดเจน และอธิบายถึงเป้าหมาย รวมถึงเส้นทางเพื่อดำเนินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้
• สร้างโครงสร้างพื้นฐานที่สนับสนุนการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลของฝ่ายงานเอชอาร์ เช่น ลงทุนในระบบงาน HRIS สร้างวัฒนธรรมองค์กรด้านดิจิทัล ปลูกฝังกรอบความคิดดิจิทัล (Digital mindset) รวมถึงวางแนวทางการทำงานในรูปแบบใหม่ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่สำเร็จ