โหมดการทำงานระยะไกล และแบบไฮบริดของธุรกิจครอบครัว

การระบาดของโรคโควิด-19 ตั้งแต่ปีแรกนั้นส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจครอบครัวทั่วโลกในหลายด้าน โดยเฉพาะทำให้ธุรกิจจำนวนมากต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่และต้องพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้นเพื่อเชื่อมต่อถึงกัน ทั้งนี้ตามข้อมูลจากสำนักงานสถิติแห่งชาติของสหราชอาณาจักร ระบุว่าสัดส่วนของผู้ที่ทำงานจากที่บ้านในปีค.ศ. 2020 โดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้นเป็น 37% จาก 27% ในปีค.ศ. 2019 และแม้ว่าปีนี้จะก้าวไปสู่ค.ศ. 2022 แล้วแต่การบังคับใช้มาตรการต่างๆของภาครัฐอย่างต่อเนื่องยังคงทำให้การปฏิบัติงานประจำวันต้องเกิดการหยุดชะงักเป็นระยะตามการระบาด

ธุรกิจสมัยใหม่จึงปรับตัวให้สามารถทำงานระยะไกลและแบบไฮบริด Oliver Rowe ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของบริษัท Fusion Communications ให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ว่า เทคโนโลยีใหม่ๆจะช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นและมีความสามารถในการขยายตัวได้มากขึ้นทั้งในปัจจุบันและอนาคต ดังนั้นธุรกิจจะต้องตระหนักถึงประโยชน์ของการรักษาเทคโนโลยีเหล่านี้ไว้ในระยะยาวอย่างเหมาะสม โดยมีคำแนะนำดังต่อไปนี้

การสื่อสารวิธีใหม่ การทำงานจากที่บ้านทำให้ระบบโทรศัพท์ในสำนักงานไร้ประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เนื่องจากทีมงานต่างๆ ไม่สามารถสื่อสารแบบเห็นหน้ากันระหว่างช่วงล็อกดาวน์ได้อีกต่อไป จึงทำให้ธุรกิจต้องเปลี่ยนไปใช้โซลูชันทางเลือกในการโทรหาพนักงานและลูกค้า ดังนั้นระบบซอฟต์โฟน (softphone) จึงเป็นวิธีที่สะดวกสำหรับทีมงานในการสื่อสารโดยไม่ต้องใช้โทรศัพท์จริงของโฮมออฟฟิศทุกแห่ง

ซึ่งการใช้เทคโนโลยีคลาวด์เพื่อโทรออกแทนสายโทรศัพท์แบบเดิมทำให้สามารถเชื่อมต่อได้มากขึ้นและลดค่าใช้จ่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถโทรจากทุกที่ด้วยอุปกรณ์ที่ตนมีอยู่แล้ว และนี่ยังถือเป็นองค์ประกอบหลักในแผนการทำงานระยะไกล/แบบไฮบริดที่มีประสิทธิภาพ และเป็นสิ่งที่ธุรกิจต่างๆ มีแนวโน้มที่จะใช้ต่อไปแม้หลังจากการระบาดของโรคโควิด-19 แล้วก็ตาม

เชื่อมต่อได้ง่ายกว่าที่เคย แม้ก่อนการระบาดใหญ่ของโรคโควิด-19 หลายองค์กรลังเลที่จะใช้รูปแบบการทำงานระยะไกลและแบบไฮบริด  แต่การวิจัยก็ชี้ให้เห็นว่าธุรกิจ 49% วางแผนที่จะเพิ่มการทำงานที่บ้านในอนาคต และโชคดีที่การติดต่อสื่อสารทำได้ง่ายกว่าที่เคย เนื่องจากมีเทคโนโลยีหลายประเภท ทั้งแอปพลิเคชันคลาวด์และระบบ VoIP สามารถทำหน้าที่เป็น “โทรศัพท์เสมือน” ได้ ทำให้ผู้ใช้สามารถพูดผ่านไมโครโฟนและลำโพงของคอมพิวเตอร์แทนการใช้โทรศัพท์มือถือได้ 

โซลูชันบางตัวยังมีแอพลิเคชันที่สามารถใช้กับโทรศัพท์และแท็บเล็ตได้ทำให้ผู้ใช้มีจอแสดงผลที่คุ้นเคยมากขึ้น ซึ่งโซลูชันเหล่านี้ยังมีคุณสมบัติที่เป็นนวัตกรรมใหม่มากมาย การติดตั้งง่าย และใช้อุปกรณ์ในสำนักงานเพียงเล็กน้อย รวมถึงไม่ต้องรับผิดชอบในการบำรุงรักษาอีกด้วย นอกจากนี้ยังมีสโคปสำหรับการเติบโตและความสามารถในการปรับขนาด ด้วยความสามารถในการเพิ่มและนำโทรศัพท์ออกจากระบบได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม

ให้พนักงานมีส่วนร่วม เมื่อทำงานจากระยะไกลหรือแบบไฮบริด เทคโนโลยีใหม่ๆ จะมีบทบาทสำคัญในการเปิดใช้งานการเชื่อมต่อและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น แต่องค์กรต้องพิจารณาว่าจะมีส่วนร่วมกับผู้ที่ทำงานทางไกลอย่างไรเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากโซลูชันของตน แม้ว่าการนำเทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ มาสู่องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

มีงานวิจัยจาก Ricoh ที่บอกว่าพนักงานประมาณ 1 ใน 3 รู้สึกไม่มีแรงจูงใจเนื่องจากปัญหาด้านเทคโนโลยีและการสื่อสาร ซึ่งแม้ฟังชันในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ต้องเป็นมิตรกับผู้ใช้ด้วยเช่นกัน ดังนั้นการกำหนดเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับงานจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง การสนับสนุนให้พวกเขาแบ่งปันความคิดเห็น และจัดการฝึกอบรมการใช้เทคโนโลยีนั้นๆเพื่อให้พนักงานใช้งานอย่างถูกต้องและเต็มศักยภาพ

สรุปได้ว่าเนื่องจากปัจจุบันรูปแบบการทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องปรับโซลูชันเทคโนโลยีของตนให้เหมาะสม ซึ่งไม่เพียงแต่จะส่งผลดีต่อการเติบโตและประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานอีกด้วย

หน้า 17 หนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจ ปีที่ 42 ฉบับที่ 3,764 วันที่ 10 - 12 มีนาคม พ.ศ. 2565  น